Maschinelle Zuwendungsbescheinigungen

Maschinell erstellte und digital versendete Zuwendungsbescheinigungen

Seit der Veröffentlichung des Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens (StModernG) am 22.07.2016, können Zuwendungsbescheinigungen nun auch maschinell ohne eigene Unterschrift erstellt werden.

Dies gilt nur für Geldspenden, nicht für Sach- oder Aufwandsspenden.

Unter anderem können diese nun auch per E-Mail in einer schreibgeschützten Datei (pdf wird anerkannt) versendet werden (digitale Zuwendungsbescheinigung).

Für die digitale Versendung (E-Mail) der Zuwendungsbescheinigungen müssen die selben Voraussetzungen wie für die maschinell erstellten Bescheinigungen vorliegen.

Um diese Vereinfachung zu nutzen, sind einige Voraussetzungen zu erfüllen:

• das vorgeschriebene amtliche Muster muss verwendet werden
  (https://esth.bundesfinanzministerium.de/esth/2016/C-Anhaenge/Anhang-37/I/anhang-37-I.html)
   
• die Zuwendungsbescheinigung muss den Hinweis auf die Anzeige beim Finanzamt enthalten.
   
• eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Erstellen als Faksimile ( Kopie einer handschriftlichen Unterschrift der aus dem Vorstand berechtigten Person) oder eines Scans der Unterschrift verwendet.
   
• nur die im Verein zur Unterschrift berechtigten Personen haben Zugriff auf die gedruckten Zuwendungsbescheinigungen (mit eingefügter Faksimile oder gescannter Unterschrift).
   
• Die Buchung der Geldspende und die Erstellung der elektronischen Zuwendungsbescheinigung sind abgestimmt, die Buchung und die Bescheinigung müssen den gleichen Betrag ausweisen.
   
• der Ablauf und der Aufbau des bei der Erstellung der digitalen Zuwendungsbescheinigung sind vom Finanzamt prüf- und nachvollziehbar. Dafür muss die Einhaltung der Archivierungsfrist und die formgerechte Archivierung eingehalten werden.

Aufbewahrungsfristen:

Bei einer Papierbescheinigung (maschinell oder händisch erstellt) beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre und bei einer per E-Mail (digital) versendeten maschinell erstellten Bescheinigung 7 Jahre.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit Ablauf des Jahres zu laufen in dem die Bescheinigung erstellt wurde.

Beispiel:

Papierbescheinigung vom 05.05.2024, Fristbeginn: 01.01.2025, Fristende: 31.12.2035

Digitale Bescheinigung vom 05.05.2024, Fristbeginn: 01.01.2025, Fristende: 31.12.2032